在市场经济条件下,建筑工程的承发包双方的权利和义务主要通过合同来确定。但就目前处于买方市场的情况来看,商务合同条件普遍过度倾向于发包商,致使承包商处于不利地位,承担过多的风险,这已经严重制约了施工企业的发展。因此,合同风险的辨识和管控成为每个施工企业应该重视的问题。

对于承包商来说,合同风险管控应贯穿项目始终,承包商应认真分析风险因素,正确预估风险大小,制定合理可行的风险预警机制及规避措施,减轻和转化风险,实现工程项目经济效益的最大化。

项目策划阶段

此阶段,需要识别的风险主要有以下几点:

1.政治风险,是指工程项目所在国的政治背景可能给承包商带来的风险,主要包括政局变动、政策变化、国际关系等。

2.社会风险,主要涉及社会治安、社会习俗与文化差异等。

3.自然风险,主要包括自然条件、气候条件、工程现场条件等

4.经济风险,主要有通货膨胀、外汇、利率、税率风险等。

5.业主风险,对承包商来说业主拖欠工程款是很大的风险,另外业主随意变更、发布赶工指令而拒绝补偿等违约行为也很常见。

应对以上风险可以使用的风险管控方法有:

1.购买保险。工程保险可以将风险的不确定性转化为确定的费用。常见的保险险种有:建筑和安装工程一切险、人身意外伤害险、雇主责任险等。

2.与其他企业合作。任何一个承包商都不可能独立完成全部的工程,不仅是能力所限,还由于要考虑到经济性。承包商在投标前就应当考虑与其他承包商的合作以及合作方式,以便充分发挥各自在技术和管理上的优势,并共担风险。通常的合作形式有工程承包联合体和工程分包两种形式。

项目投标阶段

在承包方取得招标文件后,要认真研读招标文件,吃透业主的意图和要求,全面分析投标人须知,详细审查图纸,复核工程量,分析合同文本,研究投标策略。由投标部门牵头,组织各职能部门进行招标文件评审,由各职能部门对相应管理职责提出评审意见。

此阶段要仔细研读合同文本,识别合同中的各种风险因素。如果发现任何不严谨、措辞不当或有歧义的情况,应立即向业主发函要求澄清,并且将澄清结果进行记录并存档,从而减少因合同文本缺陷而导致的经济损失。

合同谈判阶段

此时承包商对项目的全貌已经基本了解,在此阶段,承包商应进一步对合同风险进行识别和预估,通过分析,判断出合同风险发生的概率和对承包商可能产生的影响,逐一列出合同风险清单,进行合同风险评估,根据不同情况,采取不同的商务谈判策略。以期能够提前消灭或者减少一些合同风险因素,促使项目日后顺利的完成合同履约。

此阶段需要注意的合同风险管控主要有:

1.工程范围。必须首先审核招标文件是否规定了明确的工程范围,注意承包商的责任范围与业主的责任范围之间的划分。有时业主将一个完整的项目分段招标,此时应特别注意本公司的工程范围与其他承包商的工程范围之间的界限划分和接口。

2.合同价款。重点应审核以下两点:一是合同价款的构成和计价货币,此时应注意汇率风险和利率风险以及承包商和业主对汇率风险和利率风险的分担办法。二是合同价款的调整办法,有的项目因为业主筹措项目资金需要时间,所以签完合同后并不一定能够马上开工,这时就有必要规定一个调价条款,以应对物价上涨的风险等。

3.支付方式。通常预付款应不低于10%,质保金应为5%或者不高于10%,里程碑付款的分期划分及支付时间应该保证工程按进度用款,以免承包商垫资过多,否则既增加风险又增加利息负担。要防止业主将里程碑付款过度延后。同时还需注意,合同的生效或者开工令的生效必须以承包商收到业主的全部预付款为前提,否则承包商承担的风险极大。

4.罚款。关于罚款,应重点审核以下三点:一是罚款的计算方式是否合理。二是费率的设置是否过高,是否存在重复计算。三是罚款是否规定了累计最高限额。

5.税收条款。对税收条款的审核应明确规定项目所在国承包商和业主分别需要承担的具体税种。如有免税项目,则应该明确免税项目的细节,并明确规定如果这些免税项目最终无法免税,承包商有权得到业主支付的等额补偿。

6.业主责任条款。在审核业主责任条款时应注意:(1)业主最大的责任是向承包商按时、足额付款。合同条款中应该争取对业主拖延付款规定罚息,并且对业主拖延付款造成的后果规定违约责任。(2)规定业主按期完成其本身工程范围内的责任。

7.法律适用条款和争议解决条款。法律适用条款通常均规定适用项目所在国的法律,如果业主提出使用他国法律条款,则应据理力争,尽量争取使用项目所在国的法律,同时争取更多的适用国际惯例。避免在项目所在国或业主所在国仲裁,争取在第三国进行国际仲裁,以求得公正和中立。

合同履约阶段在合同履约阶段,要严格执行合同交底程序。在合同交底的过程中,合同管理人员要向项目部全体成员介绍合同意图、合同关系、合同基本内容、合同潜在风险及其应对措施等内容,同时也要让交底对象提出问题、再分析、再交底。

这不但可以进一步识别合同风险,完善合同风险应对措施,更为重要的是它有利于明确相关人员的职责与义务,提高项目部成员的合同风险辨别能力和防范意识。在此阶段,承包商需要建立合同风险监控系统,对合同风险进行动态监测与管理,检查项目的实施是否按照施工合同中的相关条款来进行。对技术、经济指标的发生值和预测值进行比较分析,寻找出现偏差的原因,根据实际情况进行补救,并认真研究,做出总结,为以后的合同风险分析积累经验。此阶段需要注意的合同风险管控主要有:

1.分包商管理。首先根据客户档案,对分包商和供货商的资信、履约能力、承担风险的能力等进行认真了解,如果有条件还可以到分包商和供货商的银行和用户单位进行了解,尽量减少由于分包商选择不利而给承包商带来的风险。在关键路径上的工作尽量不要分包,与业主有关于指定分包商的履约风险应充分澄清,如指定分包商工作延误会造成整个工程关键路径的变化和工程工期的延误。合理与高效的使用分包商可以充分利用当地资源,有效降低项目实施成本,并且在工程实施的专业环节中可以有效借助分包商的专业能力,向业主提出合理索赔,将部分风险转移。

2.现金流量管理。根据主合同的付款现金流量表,制订分包合同的现金流量表,并根据主合同的现金流量表的变化适时调整对分包商的付款现金流量,对分包商和供货商的付款应略晚于承包商从业主的收款,以便将由分包商或供货商的质量问题或工期拖延而导致业主不付款或迟付款及承担违约责任的风险及时转移给分包商。

3.索赔管理。有效利用索赔手段是避免和弥补承包商风险造成的损失和减轻风险危害的重要策略。在合同履约过程中,承包商应严格执行合同,防止被索赔,同时提高索赔意识,根据合同积极寻找索赔机会,收集有力的索赔证据,提高索赔成功率。承包商需要加强索赔发生前工作程序模块,包含合同分析,索赔预案制定,同期相关记录的保存,索赔专题会议几个主要工作步骤。

合同分析步骤中,要对合同各项条款进行深入分析和理解,判断并总结出可能存在的潜在索赔领域,并在合同中明确未来涉及的索赔解决方案和程序,减少合同为后续索赔设置的障碍。

合同签订完成后,根据前期对潜在索赔情况的分析,编写索赔预案。索赔预案的制定要具有前瞻性,分类别明确索赔权利,分析索赔因果,并建立索赔影响评估,充分覆盖索赔的各项要素,确保后续索赔工作的顺利展开。

在项目实施过程中,需要保存相关的同期记录,包括各种管理报表、政治经济社会资料以及其它相关资料。同时召开索赔专题会议,界定各项索赔预案涉及工作的职责划分,动员各部门的索赔参与,全面提高全员的索赔意识。

当索赔事件发生后,需要启动承包商索赔小组,负责具体的专项索赔工作。索赔工作由项目部中的索赔职能部门牵头负责,各相关部门要提供积极有效的支持。及时向业主和监理工程师发送索赔通知,避免错过合同规定的有效索赔期限。

随后进行的索赔分析中,主要步骤为确定索赔类型,寻找合同中相关的依据,分析同期记录,现场跟踪分析,选定计算方法,最终编制索赔报告。一旦项目部确认开始索赔,无论业主或监理工程师是否认可,都要将索赔引发的影响及时在项目进度计划中更新。

在具体索赔过程中,选择恰当的时机和深度引入专家的介入是至关重要的,在高端市场上,应在索赔的首尾阶段聘请专家介入,针对低端市场,索赔专家的聘请应视各项目情况决定。需要建立索赔事项跟踪表,及时准确的更新索赔状态、索赔负责机构,动态管理索赔程序。索赔分析报告中需要对索赔事件进行简要完整的描述,恰当引用相关合同条款,并说明索赔实施和相关影响,并附上完整的索赔金额或时间计算,形成卓有成效的索赔具体报告。

索赔结束后,应对索赔进行完整的总结,形成有指导性的索赔案例,为后续项目中同类型的索赔吸取失败教训、学习成功经验。常见的索赔证据有:投标文件,合同文本,会议纪要,往来文件、函告、传真,补充协议,指令或通知,施工组织设计,施工现场的各种记录,工程照片,气象资料,各种验收报告,建材的采购、运输管理、使用等原始凭证,政府主管工程造价部门发布的材料价格信息,调整造价的方法和指数等,国家发布涉及工程的相关文件及法律法规。

合同风险管控对承包商来讲是非常重要的,建立良好的合同风险管控机制是项目顺利完成合同履约的重要保证。

同时,注重合同风险管控经验的积累和总结更是企业成长的重要动力源泉。