1、什么是管理，什么是控制

项目管理三角，在传统上也被称作三大控制：进度控制、成本/费用控制、质量控制（QC），现在质量控制已改为质量管理，确切的说是全面质量管理（TQM），同样的，项目管理中还有合同管理、HSSE管理，那么为什么质量控制改名质量管理？为什么不叫合同控制、HSSE控制呢？归根结底什么叫控制，什么叫管理，两者区别和联系是什么？如果大家对管理感兴趣的话，应该知道管理学上还有一个永恒的话题就是管理和领导到底有什么区别？

关于管理和控制的定义，我个人认为20世纪初，法国工业家亨利.法约尔（Henri Fayol）的提法最为清晰明了，所有的管理者都发挥五种职能：

1）计划（planning）；

2）组织（organizing）；

3）指挥（commanding）；

4）协调（coordinating）；

5）控制（controlling）。

《组织行为学》（第14版，斯蒂芬.P.罗宾斯、蒂莫西.A.贾奇著）中提及，现在我们把这些职能简化为：计划、组织、领导（leading）和控制：

  • 计划：确定组织的目标、制定达成这些目标的总体战略等；

  • 组织：组织结构设计，包括：决定要完成什么样的任务、谁来承担这些 任务、如何把任务进行分类、谁向谁汇报等；

  • 领导（我个人认为把指挥、协调合并成领导并不妥当，混淆了领导和管理概念）：每个组织都由人组成。于是，指挥和协调这些人也是管理者的工作，这就是“领导”职能。当管理者激励下属、指导别人的活动、选择最有效的沟通渠道以及解决成员之间的冲突时、他们就是在进行领导。

  • 控制：为了保证各项事情按部就班地发展，管理者必须对组织的绩效进行监控。他们要对实际的绩效与预定的目标进行比较，如果出现重大偏离，管理者的工作就是要使组织回到正确的轨道上来。这种监控、比较以及对可能的错误进行纠正的活动，就是所谓的控制职能。

通过上面的描述就很清楚了，管理包含控制，控制是管理的一部分。

从上面控制职能的描述来看，的确只有进度控制和成本控制名副其实，文件控制则有点名实不副（因为文件工作很难设定个目标，然后监控进而有了偏差进行纠偏）。之所以叫文件控制一是早期的约定俗成并沿用下来，二是ISO9001使用的也是文件控制这个词。其实我们大可不必纠结称谓，关注实质内容才是重点。

顺便提一句，领导和管理的区别请同样去《组织行为学》里寻找答案。

2、文件控制的作用

1）文件的实质是信息，文件控制的实质就是对信息流动的控制，一个项目信息的流动必须有序，否则将造成混乱和可怕的后果；比如业主的开工令在文件控制部门积压，没有及时处理，导致工期延误；再比如发给业主关于工程延期的索赔通知，由于文件控制工程师的疏忽，没有及时提交给业主，导致索赔权利丧失等等。好的文件文件控制体系可以使信息有序流动，避免混乱和产生有利的结果。

2）国际项目的实体工作（物理性工作-physical work，或者叫形象工作，实物工作）固然重要，但是业主不会看见你完成了一栋别墅，看见了钢筋混凝土就会给你付款，最终还是要体现在文件上（请款最终要提交请款文件加上支持文件，支持文件包括验收记录、安全记录等，如果没有这些文件，即使完成了一栋别墅，业主照样不会付款），所以说“文字记录定乾坤”，“文件、文字解决战斗”，文件控制就是把这些文字和文件书面化、效力化，然后在项目各参与方之间规范传递，最终通过文件和文字（比如最终验收证书）来完成项目和关闭合同。

3）证据保存功能：这点在变更、索赔、争端解决（仲裁、诉讼）最为明显；可以说除了证人证言（实际上证人证言最终也要体现在文件上），其他证据都是文件，文件控制就是形成证据库，把证据保存下来。

3、中国公司国际项目文控存在的问题：

1）重要性和权威性不足：觉得重要、做起来次要、最后可能就是无关紧要。

2）管理思维、方式与国际惯例不接轨，中国公司很多用国内的资料室、情报室、档案室的管理思维去管理国际项目的文控。

3）专业性不够，作者参与的非洲、南美、中东等等区域的项目，通用的文件编码基本上都是：A（项目代码）-B（发送方和接收方代码）-C（文件类型）-D（流水号）或者类似的格式。

举个例子，欧洲公路项目（项目代码EUHW），承包商中路公司（代码CR），业主欧路公司（代码ER），承包商向业主提交一封信函（文件类型代码LE）。

按照国际通用A-B-C-D编码规则，可以编成“EUHW-CRER-LE-0008”；

如果按照国内的思维，则编码格式是：A（公司代码）/项目代码/部门代码/年份-流水号。还是上面的例子，信函的内容是关于施工组织设计报批，信函起草部门是施工部，施工部代码CT，则编成CR/EUHW/CT/2023-001;

还比如，国际上提交文件要用传送单（Transmittal），中国公司习惯于裸送，来文处理要用处理用纸（Distribution），中国公司习惯于在原文上圈阅（破坏文件的效力，将来则不能作为呈堂证供）。

4）不成体系，不能把所有相关文件纳入统一的文控体系内，一般来讲重视与业主、与咨询公司之间的文件往来，缺少与分包商之间的文件控制体系（比如承包商发给分包商的文件按照承包商的格式，分包商发给承包商的文件则是分包商自己制定的格式，如果是体系化的运作，则承包商规定和编制好双方往来文件的标准格式，分包商遵照执行而不能是分包商随心所欲；规则由强者制定，由弱者执行）。

5）信息化水平不高：文件控制的电子化、数据化、信息化还停留在MS Office Excel的水平上；当然了大部分中国公司的各种管理系统（合同管理系统，库存管理系统等）水平都不高，大部分所谓的管理系统最后都是导出一堆Excel，最终靠Excel解决战斗，所以，我说如果所谓的管理系统不能比Excel牛叉，不能取代Excel，还得靠Excel解决问题，那这个管理系统就是花里胡哨给人看的，不是给人用的。

在国际上，文控信息化水平不高的原因除了上面还有以下几点：

  • 中国领导人习惯于嗅闻纸张的味道，习惯于展示老干部体书法，没有了纸张，在系统上无纸化办公不习惯；一个人是不是领导的亲信通过认识领导的手写批示文字就能体现出来，能全部认识领导手写批示文字的，妥妥的亲信。

  • 国际项目很大一部分是在网络基础设施不发达的国家，荒山野岭，戈壁沙漠，郊区乡村没有网络或者网速很慢，系统登录页面一直转圈圈；所以经常出现这样的场景，回国人员带回来光盘（后来升级成U盘），然后交给系统操作人员把信息导进系统。

  • 有些业主比较强势，也比较高端，有自己的项目文控系统，要求承包商必须使用其系统，承包商固然要使用，但是考虑到文件的证据性和安全性，如果和业主之间的文件都在业主的系统上操作、运行，实际上就是把自己的身家性命交待给了业主，所以，承包商一边在业主的系统上运行，同时在线下再保留一套以防万一，线上一套，线下一套，无疑增加了工作量。