墨菲定律和海因里希法则告诫我们,风险得不到有效管控就会演变为隐患,隐患得不到有效处置就会导致风险事件,从而致使项目成本、进度或质量等管理目标的失控。因此,一个成熟的供应链管理体系的设计和建设,除考虑业务正常运行外,还应针对供应链各环节的潜在风险进行辨识和防范,并有针对性地制定风险事件处理预案。
风险之一:技术风险
技术风险指最终采购的标的物与实际需求或需求单位提出的技术要求不符,造成错误采购,轻则与供应商协商退货,免于赔偿或部分赔偿对方损失,重则无法退货,形成积压和坏账。
究其成因,一方面是内部信息不对称;另一方面是技术信息先天不足,而又未在采购执行前,通过充分的技术澄清来消除技术盲点和各方的认知矛盾。要消除技术风险,首先需明确采购工作中各方职责,不缺位、不越位是基础,各方忠实履职尽责,将采购方自身需求逐渐清晰化、具体化,并与供应商充分沟通,与产品形成搭接和匹配,并对过程沟通进行详细纪要,如有必要,应作为采购合同附件,保证各项技术要求都能具体落地执行。
风险之二:设计变更风险
设计变更风险在国际工程项目中可谓屡见不鲜,设计迟迟不能稳定导致招标采购工作无法启动,设计稳定后的变更会使采购工作久拖不决。最致命的设计变更是发生在订货之后,将给采购方带来重新订货的经济损失,并导致工期延误。
项目整体进度安排的不合理和管理节奏紊乱、设计管理能力薄弱是导致设计变更的根本原因。在不恰当的时机启动采购工作,对未来的设计变更考虑不足,边设计、边采购、边施工,往往都会带来管理资源和生产要素的不合理配置。
强有力的设计管理能力是防范设计风险的关键,项目开工之初即应与业主和监理明确设计管理原则、批复周期等,制定严格的总体进度及节点计划,合理安排长短周期订货和劳动力资源、工序衔接,同时借助商法手段,针对设计变更带来的采购、施工及工期损失,向业主进行索赔。
风险之三:供应商选择风险
切忌仅以供应商提交的书面文件、报价或承诺作为对其履约能力和信誉的判断基础,要在每次与拟合作供应商进行的接触中搜集积累如配合的积极程度、对问题的响应速度对QHSE(质量、健康、安全、环境)管理体系的执行、过往项目业绩及客户评价等软性信息,以此作为对拟合作单位进行全面评估的基础。
风险之四:价格风险
本文所述价格风险主要针对由于市场变化或合同条款规定不严密,在采购合同执行过程中,供应商对价格进行变更,从而导致的采购成本风险敞口和内部合规问题。
随着全球大宗商品波动日趋频繁,在执行周期较长的采购合同中进行价格锁定,不仅不能防范市场波动下的交付风险,还会推高采购成本。因此,采取双方都可以接受的浮动定价,或通过适当的预付款支付锁定输入材料价格,才能实现成本最优。例如,针对钢材、石油化工类材料,采用双方认可的第三方网价或价格指数为基数,波动幅度超过±5%时,双方重新谈判确定价格,而非单纯要求供应商预测市场走向,包干风险。
风险之五:货期风险
常规物资的货期风险相对较小,加工制造检测程序复杂、验收标准要求高、受前置输入原材料影响大的物资的货期风险突出。此种风险只能通过事前采取措施预防和过程中细化管控来规避。应在招标采购前,组织设计、技术、施工等部门进行详细论证,摸清合同执行各环节的工作内容和工序;在评标和供应商选择时确定可行的节点计划;在项目实施过程中提前将质量控制和检测机构、方案向监理业主报批,并在项目总控计划中充分考虑设计审批和订货的时间节点。订单发出后,根据事先确定的细化节点计划进行监控,发现问题及时调整。
风险之六:物流风险
与国际工程物流相对应的是单据流和资金流,且这两个流的运行方向与物流运行方向相反,因此物流风险主要来自于与物流单据和资金相关的工作。唛头和单据制作错误、报关代码录入错误、信用证不符点、船公司爆仓甩货等,都是经常出现的物流风险,轻则导致货物在中间环节滞留,严重时可能带来大额的海关罚款。
各国的清关要求、难易程度不同,需了解目的港清关的确切要求。如马来西亚对钢材类货物的COA认证、沙特的SASO认证等,按照认证要求做好相关准备,对于能在货物启运前完成的工作尽量在国内完成,避免货到目的港后无法清关而带来的滞港风险。另外,在货物进口报关清关时,选择熟悉当地港口实务的报关行或清关代理,长期与当地海关、港务部门保持良好沟通,甚至利用特殊项目申请当地政府特批的绿色通道,都是行之有效的、最大限度规避物流风险的做法。信用证付款时,应严格按照采购合同要求开立信用证,并按照信用证内容约定的装运要求、单据制作要求制作报关单据和交单。
风险之七:货损风险
货物在物流途中和仓储过程中都存在货损风险,除造成经济损失外,更重要是重新补货带来的工期延误风险。因此,应制定详细的包装及运输方案,尤其是重大件、关键路径上的货物,在货物包装、装箱、装船、发运阶段,应根据货物属性,做好包装、保护、加固等措施,在货物装卸过程中合规作业,仓储过程中分类进行仓储,做好必要的保护措施。购买运输保险和工程一切险,一旦发现货损,及时留存影像证据,连同保险文件一起,及时提交理赔。
风险之八:汇率风险
工程款所采用的主体货币发生贬值,往往直接反映为所在国国内物价上涨,采用本币结算的货款就会远高于预算价格。外币结算也是同样的道理,采购合同中往往约定美元或欧元作为国际结算货币,主体货币的贬值同样意味着更高的成本,轻则严重侵蚀项目利润,重则导致项目无法继续执行。
规避汇率风险的主要做法是在主合同中约定固定汇率,但这一点实现难度很大。组建经验丰富的采购与供应链管理团队,密切跟踪汇率和通胀变化,适时储备物资,是防范汇率波动的有效方法之一。
风险之九:主合同中止/终止风险
海外市场的国情环境各不相同,大型项目往往与所在国政府的执政党、政策环境、大选周期、市场波动等密切相关,因为上述原因而导致主合同中止/终止的案例时有发生。而此时,承包商已进行了大量的工程建设和开办投入,甚至有大量的已签订采购合同、部分付款的在途货物。
这种风险都是突发性的,难以预见,因此,当风险发生时,最有效的做法就是拿起法律武器向业主进行索赔。已订货和已付款的货物情况较为复杂,终止采购合同可能意味着承包商需要向供应商支付一定的经济补偿,而这部分经济补偿又是向业主索赔时最难以界定的,除可交付的实体货物外的补偿金,其余很难得到业主支付。面对这种情况,企业一方面应及时核验各采购合同的交付和生产备货状态,立即锁定,避免损失扩大,另一方面,针对已完成生产的货物,及时向业主提出索赔申请,针对未生产的部分,积极协商,及时止损。